결재 하나에 1시간? AI 그룹웨어로 확! 바꾼 한국도로공사

결재 초안 작성에 1시간? 한국도로공사의 고민

한 설문 조사에 따르면, 직장인의 약 70%가 보고서 작성으로 스트레스받고 있다고 해요(사람인, 2021). 그 중 '서식 등 형식 부분이 까다로워서'(20.8%), '자료 수집에 시간이 오래 걸려서'(17.2%)가 주된 사유로 꼽혔는데요. 보고서 작성에 드는 시간과 리소스가 생각보다 많은 이들을 괴롭게 하고 있는 것으로 보여요.

한국도로공사도 같은 문제를 안고 있었어요. 모든 결재 초안을 담당자가 직접 작성하다 보니, 많은 시간이 소요되는 고질적인 문제가 있었어요. 그리고 문서 요약이 수작업으로 진행되어 담당자별로 품질의 편차가 발생한다는 내부 불만도 있었고요. 이 문제를 해결하기 위해 한국도로공사는 그룹웨어에 AI를 결합했고, 그 결과는 매우 성공적이었죠!

AI 그룹웨어 도입이 가져오는 4가지 핵심 변화

한국도로공사는 그룹웨어에 단순히 AI 기능을 추가한 게 아니에요. AI를 결재 프로세스에 온전히 통합하는 워크플로우를 새롭게 설계했어요. 그 결과, 한국도로공사가 꼽는 가장 큰 변화는 ‘업무 효율 향상과 보고 품질 균일화'예요. 결재 초안 작성과 문서 요약에 들어가던 시간이 대폭 감소하고, 담당자별 문서 품질의 편차가 줄었어요.

AI 채팅창에서 ‘분기 보고서 초안 만들어줘’라고 요청하면 → AI가 사내 양식에 맞춰 초안을 생성하고 → 그대로 웹오피스에서 편집 → 결재 상신이 완료돼요. 결재자는 첨부 문서의 1페이지 요약본을 먼저 보고 빠르게 의사 결정을 내릴 수 있고요. 그룹웨어 내 결재 동선에 AI를 결합하여 업무 효율을 획기적으로 개선할 수 있게 된 거예요.

결과물의 형태도 한몫해요. 많은 AI 도구가 마크다운(Markdown) 형식으로 결과를 내놓아 별도 변환이 필요하지만, 이 시스템은 처음부터 바로 쓸 수 있는 HWPX 포맷으로 초안을 생성해 시간을 줄여요. 폰트, 레이아웃 등 원하는 사내 양식을 템플릿화하여 그대로 적용하기 때문에 후처리 부담이 없는 것은 물론이고요.

AI 기반 그룹웨어 도입을 위한 체크리스트

그렇다면 우리 조직에 AI 그룹웨어를 도입할 때는 어떤 점을 고려해야 할까요? 한국도로공사의 고민을 기반으로 반드시 확인해야 할 핵심 포인트 3가지를 추렸어요.

① 폐쇄망 구축이 가능한가

망 분리 의무가 있는 공공기관이나 보안이 중요한 금융기관, 대기업 등은 외부 LLM(ChatGPT, Gemini 등) 사용이 제한된 경우가 많아요. 따라서 내부 망에 AI 모델과 RAG 시스템을 직접 구축해 데이터가 외부로 유출되지 않는 것이 매우 중요하죠.

한국도로공사는 RAG 서버, Vector DB, 자체 LLM 서버(vLLM 기반)를 모두 내부망에 구축해 외부로 단 한 줄의 데이터도 나가지 않도록 설계했어요. 보안과 AI 활용이 양자택일이 아니라 양립 가능하다는 걸 증명한 사례예요. 도입 검토 시 가장 먼저 확인해야 할 건 솔루션 벤더가 폐쇄망 환경에서 안정적으로 구축한 경험이 있는지예요. 폴라리스오피스는 다수의 공공·공기업 환경에서 온프레미스 구축 경험을 보유하고 있어요.

② HWP/HWPX 문서를 제대로 읽는가

HWP·HWPX 포맷은 공공·공기업 문서의 90% 이상을 차지하는 표준 양식이에요. 결국 공공 AI, LLM 서비스의 품질은 AI가 이 HWP 문서를 얼마나 정확히 읽고 학습하느냐에 달려 있어요. 그런데 글로벌 AI 솔루션 대부분은 HWP를 직접 다루지 못하기 때문에, PDF로 변환한 뒤 시각 정보를 바탕으로 문서를 추출해요. 상대적으로 추출에 더 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라, 표 안의 표 같은 복잡한 레이아웃이나 눈에 보이지 않는 객체 정보를 읽어내는 데에는 한계가 있어요.

그래서 한국도로공사는 HWP 전문 엔진을 보유한 폴라리스오피스를 선택했어요. Polaris AI DataInsight는 모든 문서를 원본 그대로 파싱해요. 문서의 논리적 구조를 인식해 의미 단위로 추출하기 때문에 정확도가 더욱 높아요. 특히 문서가 가진 고유한 메타데이터(문서 제목, 생성자, 생성일자, 수정일자 등)와 상세 속성 정보까지 빠짐없이 추출할 수 있어, 데이터의 이력 관리와 신뢰성 확보까지 가능해요. 덕분에 한국도로공사는 별도의 전처리 없이도 고품질의 데이터를 사내 LLM 학습과 추론에 즉시 활용할 수 있게 되었어요.

③ 결과물을 바로 쓸 수 있는가

AI가 초안을 생성하더라도, 그 결과물을 실무에 바로 투입할 수 없다면 효과는 반감돼요. 그래서 'AI가 어떤 형태로 결과물을 내놓는가'도 중요한 검토 기준이에요.

대부분의 AI 초안 생성 도구는 결과물을 마크다운(Markdown) 형식으로 내놓아요. AI 가공에 유리하다는 장점이 있지만, 실무에 활용하기 위해서는 조직 표준 양식에 다시 옮기고 서식을 맞추는 공수가 들어요. 반면, 한국도로공사는 업무 효율을 위해 HWP로 초안을 바로 생성하도록 설계했어요. 폴라리스오피스의 탄탄한 오피스 엔진을 기반으로, 한글 문서를 읽어 들이는 것부터 만들어 내는 것까지 정확하고 빠른 프로세스가 가능했어요.

④ 우리 조직에 커스터마이징이 가능한가

동일한 그룹웨어를 사용하지만, 조직마다 제각기 다른 결재 양식, 보고서 서식, 워크플로우를 가지고 있어요. 그래서 정형화된 솔루션은 조직에 빠르게 정착하고 성과를 창출하기 어려워요. 폴라리스오피스는 도입 방식부터 조직 맞춤형 문서 템플릿, 운영 정책 등 다양한 커스터마이징 옵션을 제공하고 있어요.

• 사내 양식·서식 적용: 우리 조직만의 결재·보고서 템플릿을 AI가 학습하고, 그대로 출력할 수 있는가

• 도입 방식 선택: 폐쇄망 온프레미스, 하이브리드 등 우리 환경에 맞는 구축 방식이 가능한가

• 운영 정책 설정: 부서별 권한, 결재 프로세스, 모니터링 정책을 우리 식으로 설정할 수 있는가

특히 산업∙규모별로 다양한 기업 사례를 보유하고 있어 더욱 믿을 수 있어요. 공공기관(한국수력원자력, 서울시청, 한국가스공사, 한국서부발전 등), 통신·IT(KT, 카카오), 금융(신한라이프, 기업은행) 등 다양한 요구사항을 반영해 온 경험을 바탕으로 가장 효과적인 도입 방식을 제안해 드려요.

결재의 미래는 더 빠르고, 더 가볍다

한국도로공사의 AI-그룹웨어 연동이 성공적인 이유는 간단해요. 결재 속도를 높이는 것 이상으로, 결재를 둘러싼 문서 업무 전체의 무게를 줄이는 데에 집중했어요. 이를 위해 AI 도입 시에는 ‘폐쇄망 구축 역량과 문서 호환의 범용성, 조직 적합성’ 세 가지를 모두 고려해야 해요.

더불어, 최근 폴라리스오피스와 가족이 된 그룹웨어 전문 기업 핸디소프트와의 시너지도 창출해 나갈 계획이에요. 그룹웨어부터 문서 AI까지 통합적으로 제공하여 국내 비즈니스 환경에 최적화된 솔루션을 제공하려고 해요. 업무 효율을 혁신하는 AI 그룹웨어 도입, 이제 여러분의 차례예요. 폴라리스오피스가 든든한 파트너가 되어 드릴게요!