[고객사례] 한국도로공사의 공공 AX (AI 전환) 이야기

기재부에 따르면, 2025년을 기준으로 국내 공기업의 74.2%가 AI를 사용 중이라고 해요. 하지만, 이 수치가 무색할 정도로 현장에서는 여전히 ‘반복적이고, 불필요한’ 업무에 많은 시간이 할애되고 있어요. 특히 공공기관은 문서 업무에 일과의 대부분이 치중된 경우가 많죠.

공공기관 실무자 대상 설문조사에 따르면, 문서 업무의 가장 큰 어려움은 '각종 양식에 맞추어 작업하는 것'(40%)이라는 답변이 많았어요. '문서 작성 시간이 오래 걸리는 것'(23%)이라는 답변이 그 뒤를 이었고요. 거창한 AI 혁신보다, 매일 반복되는 행정 문서 업무를 덜어줄 실질적인 도구가 필요하다는 거예요.

같은 고민을 안고 있었던 한국도로공사는 폴라리스오피스의 5종 솔루션을 조합하여 이를 해결했어요. 사내 문서를 기반으로 RAG을 구축해 AI가 도메인 지식을 습득하고, 이를 기반으로 문서 초안을 자동으로 생성하여 문서 작업량을 획기적으로 줄였어요. 그리고 편리한 문서 편집 환경 구축으로 작업의 완성도와 편의성을 높였고요. 한국도로공사의 스마트한 공공 AI 전환 비결이 궁금하시다면, 오늘 콘텐츠를 주목해 주세요.

과제 1_기업 내부 지식에 기반한 RAG 구축

공공기관에서 가장 많이 쓰이는 HWP/HWPX 포맷의 가장 큰 단점은 정확한 문서 파싱(분석)이 어렵다는 거예요. 국내에서만 통용되는 독자적인 바이너리(binary) 구조라 글로벌 지원이 제한적이기도 하고요. 다단 구조, 표 안에 표가 들어간 중첩 구조 등 복잡한 레이아웃 역시 데이터가 뒤섞이거나 누락되기 쉬워요.

한국도로공사는 Polaris AI DataInsight를 활용해 이 문제를 해결했어요. 데이터인사이트는 문서 내 텍스트, 표, 차트, 숨겨진 객체를 정밀하게 추출하고 구조화된 데이터로 변환해 주는 솔루션이에요. 추출한 데이터는 벡터 데이터베이스(Vector DB)에 적재돼요. 벡터 DB는 단순 키워드가 아닌 문장의 의미를 수치로 변환해 저장하기 때문에, 정확한 단어가 포함되지 않아도 맥락이 유사한 문서를 찾아낼 수 있어요. 기존 키워드 검색으로는 놓쳤던 정보까지 AI가 참조할 수 있게 되는 거예요.

이렇게 구축된 벡터 DB는 사내 LLM과 연결하여 RAG 방식으로 연동되는데요. RAG는 AI가 질문을 받을 때 관련 사내 문서를 먼저 검색한 후, 그 내용을 바탕으로 답변을 생성하는 방식이에요. 기업 내부 지식에 기반한 답변을 생성하기 때문에 AI의 할루시네이션 현상을 억제하고, 더욱 정확한 정보를 제공할 수 있어요.

과제 2_AI 초안 생성으로 문서 업무 최소화

한국도로공사는 이렇게 완성된 도메인 지식 데이터베이스를 그룹웨어 내 결재 시스템과 연동했어요. Polaris AI Assistant는 자주 쓰는 문서 구조를 분석해 보고서, 공문, 회의록 등의 초안을 자동으로 생성해요. 실무자는 원하는 템플릿을 선택한 후 자연어로 필요한 내용을 입력하기만 하면 문서가 완성할 수 있어요. 문서의 레이아웃, 폰트, 서식, 페이지 수까지 엄격하게 규정된 공문서도 쉽고 빠르게 작성할 수 있게 된 거예요.

Polaris AI Assistant는 기존에 작성된 문서를 검수하고, 가공하는 것도 가능해요. 문서를 업로드하면, AI가 양식 구조를 자동으로 분석하고, 동일한 레이아웃으로 새 초안을 생성하거나 핵심 내용을 요약해요. 볼드체, 그라데이션 효과는 물론이고 2p, 3p 등 원하는 분량과 서식에 딱 맞춰 문서가 생성돼요. 또한 과제 1에서 구축한 사내 규정 RAG DB를 참조해 내가 작성한 기안문이 사내 규정에 적합한 지도 검토할 수 있어요.

과제 3_AI가 만든 초안, 언제 어디서든 편하게 편집

AI가 생성한 초안은 결국 사람의 손을 거쳐 완성돼요. 기존에는 HWP 파일을 편집하기 위해 관련 라이선스를 받고, 프로그램을 설치해야 했었죠. 하지만, 한국도로공사는 Polaris Web Office와 Mobile SDK를 함께 도입해 이 불편을 해소했어요.

웹오피스는 별도 프로그램 설치 없이 웹 브라우저에서 한글 파일을 원본 포맷 그대로 열어 편집할 수 있는 서비스예요. AI가 생성한 초안을 웹에서 바로 열어 수정하고, 공유할 수 있기 때문에 편집 환경에 구애받지 않고 어디서든 문서 작업이 가능해졌어요. 모바일 SDK는 스마트폰이나 태블릿 환경에서도 동일한 문서 편집·열람 환경을 제공해요. 덕분에 현장에서 업무를 처리하는 담당자나 외근 중인 결재권자 모두 장소에 구애받지 않고 모바일에서 문서 처리가 가능해졌어요.

공동 편집 솔루션 Polaris Docs의 도입으로 협업 환경도 크게 달라졌어요. 문서 공유가 어려운 폐쇄망 환경에서도, 공동 편집 기능을 통해 여러 명이 하나의 문서에 접속해 동시에 작업할 수 있게 되었어요. 부서 간의 수정 사항을 즉시 공유하고 반영할 수 있어 문서 완성까지 걸리는 시간이 눈에 띄게 줄었어요.

문서 업무 자동화를 통한 업무 효율 증가

한국도로공사는 공공기관의 AI 전환이 '거대한 시스템 교체' 없이도 실현 가능하다는 것을 보여주는 좋은 사례예요. AI DataInsight로 HWP 문서를 구조화해 RAG 파이프라인을 구축하고, AI Assistants가 이를 참조해 문서 작성과 검토를 자동화하고, 웹오피스로 바로 편집을 끝낼 수 있어요. 세 솔루션이 데이터 파이프라인 위에서 유기적으로 연결되며 실무에서 체감할 수 있는 변화를 만들어내게 되는 거예요.

내부에 쌓인 문서를 활용해 AI 전략의 가속도를 높이고 싶으신가요? 한국도로공사와 비슷한 고민을 하고 있다면, 폴라리스오피스와 함께 AI 전환의 첫걸음을 시작해 보세요.