[고객 사례] 디지털 혁신을 위해 '폴라리스 오피스 Docs'를 선택한 코레일

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많은 기업들이 업무 효율성을 높이기 위해 다양한 방안을 모색하고 있습니다. 특히, 문서 취합과 같은 반복적이고 비효율적인 작업에 소요되는 시간을 줄인다면, 업무 생산성은 크게 향상될 것입니다.

2024년, 코레일은 전사적인 디지털 혁신의 일환으로 폴라리스 오피스 Docs를 도입해 문서 공동 편집 시스템을 통해 업무 프로세스를 개선했습니다. 이번 포스팅에서는 코레일의 실제 사용 후기와 도입 전후 변화, 그리고 전국 지역본부에서 열린 설명회 현장 소식을 전해드리겠습니다.

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코레일이 선택한 문서 공동편집 솔루션

문서 작성부터 취합까지, 전 과정 자동화

코레일은 다수의 부서에서 문서를 개별적으로 작성한 후 취합과 재취합을 반복하는 비효율적인 작업에 많은 시간을 할애하고 있었습니다. 그러나 폴라리스 오피스 Docs를 도입한 이후, 문서 작성부터 공유, 취합까지 모든 과정이 자동화되어 이러한 비효율성을 크게 개선할 수 있었습니다.

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실시간 문서 공유 및 동시 편집

코레일은 주간업무보고, 예산 편성 등 정형화된 양식이 필요한 문서 작성에 폴라리스 오피스 Docs를 적극 활용하고 있습니다. 또한, 시장 동향 보고서, 점검 실적 보고서 등 주기적으로 업데이트가 필요한 문서들도 이제는 부서별, 지사별로 실시간으로 공동 작성 및 편집이 가능해졌습니다.

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파일 사본 생성 최소화로 효율성 증대

이전에는 이메일, 공지 게시판, 메신저를 통해 여러 버전의 문서를 주고받고, 이를 다시 취합해야 했습니다. 하지만 폴라리스 오피스 Docs를 도입한 이후에는 문서 바로 가기 링크만으로 실시간 수정 및 공유가 가능해졌습니다. 덕분에 문서 취합자 역시 더 이상 50개의 부서에서 받은 자료를 일일이 복사하고 붙여 넣는 번거로운 작업을 하지 않아도 됩니다. 이러한 자동화는 불필요한 시간 낭비를 줄이고, 업무 효율성을 크게 향상시켰습니다.

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기존 문서 편집 도구와의 유사성으로 빠른 적응

폴라리스 오피스 Docs는 아래아 한글과 MS Office와 유사한 메뉴 구조와 편집 방식을 제공하여, 사용자가 별도의 교육 없이도 직관적으로 시스템을 활용할 수 있습니다. 덕분에 코레일 임직원들은 간단한 매뉴얼만으로 빠르게 적응할 수 있었고, 새로운 시스템을 도입하는 데 어려움이 없었습니다.

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제품 설명회와 피드백 반영

시범적으로 진행된 1차 오픈 기간 동안 많은 임직원들이 Polaris Docs를 사용해 보았고, 그 과정에서 다양한 질문과 피드백을 수집할 수 있었습니다. 이러한 피드백은 제품 개선에 중요한 참고 자료가 되었고, 추가 기능 개발에 반영되었습니다.

코레일은 오는 10월에 2차 오픈을 진행할 예정입니다. 이번에는 더 많은 임직원들이 개선된 기능들을 실제 업무에 적용해 보면서, 문서 공동 편집 시스템이 어떻게 실질적인 업무 개선에 기여하는지 확인할 수 있는 기회가 될 것입니다.

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