구글 문서(Google Docs)vs구축형, 공동편집 솔루션 선택 가이드

하나의 문서를 여러 사람이 동시에 수정하는 방식은 더 이상 새로운 기능이 아니에요. 대부분의 협업 솔루션에서 실시간 공동 편집을 기본적으로 제공하고 있죠. 하지만 보안이 중요한 공공기관과 금융권 등에는 여전히 어려운 ‘도전 과제’로 남아있어요. ‘사내 보안 정책, 망분리, 기존 시스템 연동’ 등 공동 편집보다 살펴봐야 할 것들이 매우 많거든요.

그렇다면 공공기관과 금융권은 어떤 기준으로 공동편집 솔루션을 선택해야 할까요? 한국도로공사, 코레일, 삼성화재 등 다양한 기업들과의 논의를 기반으로, 문서 협업 솔루션 도입을 위해 꼭 고려해야 하는 3가지 기준을 정리해 볼게요.

공동편집 솔루션 선택 기준 3가지

1. 우리 조직의 보안 정책에 맞게 운영할 수 있는가?

공동편집 솔루션을 검토할 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 ‘운영 방식’이에요. 문서는 단순한 기록 자료가 아니라, 조직의 중요한 정보 자산이기 때문이에요. 따라서 이를 제대로 통제하고 관리할 수 있는지를 따져봐야 해요. 자유롭게 클라우드 기반 협업이 가능한 일반 기업들과 달리, 공공기관과 금융권은 데이터 관리 방식과 운영 환경에 큰 차이가 있거든요. 예를 들어 인터넷망과 업무망을 분리해 운영하거나, 중요한 문서를 내부 서버에서 직접 관리해야 하는 경우가 많아요. 공공기관이나 금융권에서는 다음과 같은 요구사항이 주로 발생해요.

• 내부 서버에 데이터를 저장해야 한다.

• 자체 백업 정책을 적용해야 한다.

• 관리자 권한을 조직이 직접 관리해야 한다.

• 보안 정책 변경 시 즉시 운영 환경에 반영할 수 있어야 한다.

문서의 저장 위치, 접근 권한, 운영 정책 등 까다로운 보안 정책을 준수할 수 있는 솔루션이 필요해요. 물론, 빠르게 협업 환경을 구축하고, 관리 부담을 줄이는 게 중요하다면 클라우드 기반의 서비스를 이용해야 할 거예요. 하지만, 공공기관이나 금융권처럼 데이터 통제권 확보와 폐쇄망 운영이 중요하다면 구축형 온프레미스 방식이 적합해요.

2. 기존 인프라와 유기적으로 연동할 수 있는가?

새로운 솔루션의 성공은 ‘레거시 시스템과 얼마나 잘 연동되는지’에 의해 결정돼요. 특히 공동편집의 경우 사용자 인증부터 문서 관리까지 다양한 업무 시스템과 연결되어야 하는 경우가 많아요. 사내 그룹웨어나 전자결재 시스템과 연동되지 않는다면, 관리 부담은 커지고 업무 프로세스는 단절될 거예요. 반대로 기존 시스템과 자연스럽게 연동된다면 사용자 경험은 유지하면서도 생산성은 크게 늘어날 거예요. 따라서, 문서 솔루션을 선택할 때는 기존 업무 체계를 얼마나 그대로 유지할 수 있는지를 함께 확인하는 것이 좋아요.

• 조직의 업무 시스템과 확장 연동이 가능한가?

• LDAP·Active Directory 등 기존 사용자 관리 체계를 활용할 수 있는가?

• 그룹웨어나 전자결재 시스템과 연계할 수 있는가?

• DRM, DLP 등 기존 보안 솔루션과 함께 운영할 수 있는가?

특히 공공기관과 금융권은 이미 다양한 업무 시스템을 운영하고 있는 경우가 많습니다. 따라서 새로운 공동편집 솔루션이 얼마나 많은 기능을 제공하는지보다, 기존 업무 환경과 얼마나 자연스럽게 통합될 수 있는지를 확인하는 것이 중요합니다.

3. 기존 문서 체계를 지원하는가?

공동편집 기능을 사용하기 위해 수천 건의 문서를 새로운 포멧에 맞춰 다시 작성해야 한다면 어떨까요? 상상만 해도 번거롭고 괴로운 일이 될 것 같아요. 서식과 레이아웃에 엄격한 조직일수록 ‘기존의 문서 체계’를 유지할 수 있는지를 따져보는 게 좋아요. 이는 보안과도 직결될 뿐만 아니라, 사용자 교육과 업무 프로세스 변경을 위한 시간과 작업으로 이어지거든요. 조직이 오랜 기간 축적해 온 문서는 단순한 파일이 아니라, 업무를 수행하는 기준이자 자산이기 때문에 더욱 신경써야 하죠.

예를 들어 공공기관에서는 보고서, 공문, 행정 문서 등 HWPX를 중심으로 업무가 이루어지는 경우가 많아요. 만약 공동편집을 위해 이러한 문서를 다른 형식으로 변환하거나 새로운 문서 형식에 맞춰 다시 작성해야 한다면, 협업 효율보다 전환 비용이 더 커질 수 있어요. 글로벌 서비스인 구글 워크스페이스 경우, HWPX를 지원하지 않기 때문에 별도의 변환 과정이 필요하게 돼요. 보안과 효율이 중요한 조직이라면, 새로운 기능의 많고 적음보다 기존 문서 체계를 유지하면서 공동편집할 수 있는지를 함께 확인해야 해요.

구글 독스 vs 구축형 공동편집 솔루션

※ 지원 기능과 구축 방식은 계약 조건 및 운영 환경에 따라 달라질 수 있습니다.

공동편집 방식을 선택할 때는 ▲조직의 보안·운영 정책을 충족할 수 있는지 ▲기존 업무 시스템과 유기적으로 연동할 수 있는지 ▲기존 문서 체계를 유지하면서 협업할 수 있는지를 함께 검토해야 합니다. 위 기준을 바탕으로 클라우드 방식과 구축형 중 우리 조직에 더 적합한 공동편집 솔루션을 선택할 수 있어요.

• 구글 문서는 클라우드를 기반으로 빠르게 협업 환경을 구축할 수 있고, 별도의 인프라 운영 부담이 없다는 게 장점이에요. 인터넷 환경에서 유연한 협업과 관리 효율성을 우선하는 기업이라면 좋은 선택이 될 수 있습니다.

• Polaris Docs와 같은 구축형 공동편집 솔루션은 공공기관, 금융권, 연구기관 등 보안 정책을 직접 적용해야 하는 조직에게 추천해요. 폐쇄망 운영과 기존 업무 시스템 연계가 중요하고, HWPX를 비롯해 문서 체계의 레거시가 강한 조직에게 적합해요.

결국 더 뛰어난 솔루션을 찾는 것보다, ‘우리 조직의 운영 방식에 적합한지’를 검토하는 게 우선이에요. 공동편집 솔루션의 운영 방식은 조직의 보안 정책과 업무 환경을 충족하고, 업무의 효율을 높여줄 수 있어야 해요. 공동편집 솔루션을 성공적으로 도입한 구체적인 사례가 궁금하시다면, 아래 링크를 확인해 보세요.