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[보낸 다음까지 관리하는 문서 공유 AI 에이전트, DocFlow]
첨부 파일 대신 링크로 보내요. DocFlow에 문서를 올리면 공유 링크가 바로 만들어져요. 가입이나 설치 없이 PC와 모바일 브라우저에서 바로 열 수 있어요.
누가, 어디까지 읽었는지 확인해요. 언제 열었는지, 어느 페이지에 오래 머물렀는지, 끝까지 읽었는지 확인 할 수 있어요.
보낸 뒤에도 문서를 관리할 수 있어요. 비밀번호, 열람 대상, 만료일 같은 조건을 링크마다 설정하고, 이미 보낸 링크에도 바로 적용할 수 있어요.
제안서를 보내고 이런 답장을 받으면, 그다음은 기다리는 수밖에 없어요. 고객이 문서를 열어봤는지, 어디까지 읽었는지 알 수 없기 때문이에요. 후속 연락의 시점과 내용도 결국 짐작으로 정하게 되죠.
일반적인 메일 첨부 파일은 보낸 뒤 열람 여부를 확인하거나 접근을 관리하기 어려워요. 수정 전 파일을 보냈다면 다시 전달해야 하고, 외부로 공유된 파일을 통제하기도 쉽지 않아요. 이번 글에서는 문서 열람 추적부터 보안 설정까지 지원하는 폴라리스오피스의 AI 에이전트, DocFlow를 소개할게요.
DocFlow는 문서 공유부터 열람 추적, 접근 권한 관리까지 링크 하나로 처리하는 서비스예요. 누가 어디까지 읽었는지 확인할 수 있고, 보낸 뒤에도 열람 조건을 바꾸거나 링크를 닫을 수 있어요. 폴라리스오피스 홈페이지의 ‘AI 에이전트' 메뉴에서 바로 사용할 수 있어요.
문서를 올리면 공유 링크가 자동으로 만들어져요. 파일을 첨부하지 않아도 메일이나 메신저로 링크만 전달하면 돼요.
지원 형식: PDF, 워드, 한글, 파워포인트, 엑셀 문서를 문서당 최대 30MB까지 올릴 수 있어요.
가입·설치 없이 열람: 받는 사람은 PC와 모바일 브라우저에서 바로 문서를 열어요.
파일 교체: 보낸 뒤 내용이 바뀌면 새 파일로 교체할 수 있어요.
보낸 문서가 어떻게 읽혔는지 대시보드와 문서 열람 기록에 나타나요.
열람 현황: 언제, 몇 번 열었는지 확인해요.
페이지별 열람 시간: 어느 페이지에 오래 머물렀는지 알 수 있어요.
완독률: 끝까지 읽었는지, 중간에 멈췄는지 보여요.
기기·국가: PC와 모바일 중 어디서, 어느 나라에서 열었는지 기록돼요.
열어본 사람: 링크에 '이메일 입력'을 켜두면 리드가 쌓여서 누가 열었는지 확인할 수 있어요.
이 정보는 후속 영업에 바로 쓸 수 있어요. 고객이 가격 페이지에 오래 머물렀다면 다음 미팅은 가격 조건을 중심으로 준비하고, 끝까지 읽지 않았다면 핵심 내용을 다시 정리해 전달하면 돼요.
필요한 보안 조건을 링크마다 골라 설정할 수 있어요. 조건을 바꾸면 이미 보낸 링크에도 바로 적용돼서, 링크를 새로 만들어 보낼 필요가 없어요.
보안 규칙 설정 : 만료일, 비밀번호, 열람 대상, 다운로드,인쇄 허용 여부를 설정할 수 있어요
링크 비활성화: 잘못 보낸 링크는 즉시 차단할 수 있어요.
워터마크: 링크 설정에 따라 열람자 이메일, 열람 시각 같은 열람 정보가 문서 위에 표시돼요.
NDA 동의: 열람 전에 비밀유지 동의를 받고 기록으로 남겨요.
여러 문서를 함께 보내야 할 때는 데이터룸으로 폴더째 묶어 링크 하나로 공유해요. 문서별 열람 수를 확인할 수 있고, 받는 사람이 남긴 문의도 데이터룸에서 확인 후, 메일로 바로 답할 수 있어요.
DocFlow는 문서를 보낼 때뿐 아니라 받을 때도 쓸 수 있어요. 파일 요청 링크를 만들어 보내면, 상대가 그 링크로 나에게 파일을 올려줄 수 있어요.
제안서·견적서를 보내고 고객 반응이 궁금할 때
고객이 문서를 언제 열었는지, 어느 페이지를 오래 봤는지 확인할 수 있어요. 관심을 보인 시점에 연락하고, 오래 본 내용을 중심으로 후속 미팅을 준비하면 돼요.
투자 자료를 정해진 사람에게만 보낼 때
지정한 이메일이나 회사 도메인을 입력한 사람만 열람하도록 설정해요. 다운로드 제한과 워터마크를 함께 걸면 자료가 외부로 퍼지는 것을 방지 할 수 있어요.
상대에게 서류를 받을 때
파일 요청 링크를 보내면 상대가 가입 없이 파일을 올릴 수 있어요. 메일로 흩어져 오던 서류를 한곳에 모아 관리할 수 있어요.
여러 문서를 한 번에 보낼 때
회사 소개서, 제안서, 견적서 등 여러 문서를 함께 전달해야 한다면 자료를 하나의 링크로 공유하고, 고객이 어떤 문서를 확인했는지 문서별로 살펴볼 수 있어요.
폴라리스오피스는 DocFlow 외에도 자주 쓰는 업무 기능을 AI 에이전트로 제공하고 있어요. AI 에이전트는 필요한 순간 바로 꺼내 쓰는 분야별 전문 도구예요. 별도 프로그램을 설치하지 않고, 업무에 맞는 에이전트를 골라 바로 실행할 수 있어요.
설문을 만들고 응답을 모으는 Polaris Survey, 아이디어를 정리하는 브레인스토밍 등 여러 에이전트를 지금 바로 사용할 수 있어요. 새로운 에이전트도 순차적으로 추가될 예정이에요.
Q. 링크를 받는 사람도 회원가입이 필요한가요?
아니요. 링크만 있으면 PC와 모바일 브라우저에서 바로 열 수 있어요. 이메일 입력이나 비밀번호, NDA 동의를 설정했다면 그 절차를 거친 뒤에 열려요.
Q. 한글(HWP) 문서도 링크로 공유할 수 있나요?
네. HWP와 HWPX 모두 그대로 올리면 돼요. 받는 사람에게 한글 프로그램이 없어도 웹에서 볼 수 있고, 페이지별 열람 시간과 완독 여부도 확인할 수 있어요.
Q. 올린 문서는 안전하게 보관되나요?
올린 문서는 공유 링크로만 열 수 있고, 링크에 설정한 조건을 통과한 사람만 볼 수 있어요. 공유 링크는 검색 결과에 나타나지 않아요. 문서를 영구 삭제하면 서버에 저장된 파일도 함께 지워져요.
문서를 보낸 뒤의 반응을 알 수 있다면, 후속 대응은 훨씬 정확해져요. 다음에 보낼 제안서부터 DocFlow로 공유해 보세요. 폴라리스오피스 계정으로 바로 시작할 수 있어요.